Die Veranstaltungsbranche hat ihre eigenen Regeln und Bedingungen. Alles arbeitet auf diesen einen Moment hin, an dem das Event beginnt. Im Gegensatz zu anderen Branchen gibt es keine zweite Chance, keine Nachlieferungen oder Umtauschmöglichkeiten.
Der Termin für die Veranstaltung ist die bedingungslose Deadline für alle Gewerke. Eine gut abgestimmte Eventlogistik ist für eine gelungene Veranstaltung eine wesentliche Herausforderung.
In diesen Bereich fallen alle Dienstleister, die die logistische Plattform, also das operative Gelingen der Veranstaltung, zu ihrem Aufgabenbereich zählen, wie zum Beispiel Europfast Internationale Spedition GmbH. Viele dieser Aufgaben erfolgen direkt am Ort des Geschehens. Dazu gehören zum Beispiel Service- bzw. Personal-Agenturen, die das notwendige Personal für Auf- und Abbau, Sicherheit oder auch Moderation stellen. Auch Dienstleister für Gastronomie, Catering und Bankett fallen in den Bereich der Logistik, genau wie Dienstleister für Veranstaltungstechnik oder Dekoration. Eventlogistiker entscheiden also über die Güte des Events mit, denn:
- Sie bauen die Infrastruktur des Events: Technik, Bühnenbau, Sanitäre Anlagen usw.
- Sie kümmern sich um den Look der Location, denn sie bringen das Equipment (in Form von Stühlen, Tischen, Catering-Equipment) mit und entwickeln ein passendes Raumkonzept.
- Sie sind dafür verantwortlich, ob die Gäste mit den Abläufen und dem Essen zufrieden sind, denn sie sind verantwortlich für die Akkreditierung, Koordination und den Service vor Ort.
- Sie gewährleisten, dass alle rechtlichen und sicherheitsspezifischen Anforderungen erfüllt sind, die es benötigt, damit die Veranstaltung durchgeführt werden kann.
In der Regel trifft man in Deutschland auch viele hochgradig spezialisierte Eventlogistiker, da die Eventbranche in Deutschland stark ausdifferenziert ist und die Fülle an verschiedenen Eventformaten tendenziell zunimmt.
Der Privatsektor, Firmenveranstaltungen, Galas, Sportveranstaltungen, Messen und Roadshows sind nur einige Beispiele der Diversität an Formaten, die alle logistischen Spezifika bedingen.
In Abhängig vom dem Umfang und der Komplexität des jeweiligen Events kann es sinnvoll oder sogar erforderlich sein eine Agentur zu buchen, die all diese Gewerke als Generalist betreut. Gerade vor Ort macht es Sinn, einen zentralen Ansprechpartner zu haben, der über die Beteiligten, ihre Aufgaben und den Zeitplan Bescheid weiß und diese entsprechend koordiniert.
In der eventlogistischen Betrachtung von Veranstaltungen kommt es vor allem auf Effizienz an. Wenn die einzelnen Zahnräder hier nicht richtig ineinander greifen, können schnell reale Kosten entstehen, die vorab nicht im Veranstaltungsbudget kalkuliert wurden.
Viele Veranstalter planen deshalb mit Dienstleistern, die ihre Prozesse zertifiziert haben und feste Abläufe vorweisen können, so dass außerplanmäßiger Aufwand unwahrscheinlicher ist. Effizientes Laden und Transportieren dagegen sorgt am Ende dafür, dass die Veranstaltungskosten niedrig gehalten werden, bzw. auch dafür, dass Kosteneinsparungen direkt an den Veranstalter weitergegeben werden können.
Dieser hat dann mehr Mittel für die Konzeption, was sich wiederum auf die inhaltliche Qualität der Veranstaltung auswirkt.
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